Profesí archivář. Co je archivář Člověk, který pracuje v archivu

Archivář může být archivář nebo opatrovník dokumentů. Povinnosti archiváře v podniku směřují ke kompetentní organizaci práce a toku dokumentů v archivu. Promluvme si o nich podrobně v tomto článku.

Kde může pracovat archivář?

Povinnosti tohoto specialisty jsou velké. Zaměstnanec s takovou profesí je žádaný tam, kde je velký tok dokumentů. Mohou to být pojišťovny, finanční podniky, banky, vládní agentury.

Existuje i taková pozice archiváře u soudu. Jeho povinností je udržovat tok dokumentů v této instituci.

Jak profese vznikla?

Ve dvacátých letech 18. století vydal Petr I. Obecná nařízení, která stanovila základ pro sestavení vlády v zemi a naznačovala vznik archivů ve všech resortních institucích. Zároveň vznikla taková pozice jako pojistný matematik. Jednalo se o písaře u soudu, který se zabýval sepisováním různých úkonů a jejich zápisem do rejstříku.

Postupem času jeho funkčnost přesáhla rámec právního jednání a profesi se začalo říkat „archivář“. Ve 20. století toto slovo zastaralo a nahradila ho pozice „archivář“.

Základní ustanovení

Archivář je technický vykonavatel. Tuto pozici může zastávat osoba, která má odborné vzdělání nebo středoškolské vzdělání a případné absolvované kurzy v této oblasti.

Zaměstnanec může být povýšen na uvolněné místo a může být propuštěn vedením společnosti.

Jaká je odpovědnost archiváře?

Povinnosti tohoto úředníka jsou následující:

vytvoření archivu: může být v papírové i elektronické podobě;
přijímání korespondence, která přichází do společnosti, oprava a uložení do archivu;
vydávání kopií archiválií nebo k dočasnému použití původních souborů umístěných v archivu;
generování zprávy o své činnosti.

Kromě toho jsou povinnosti archiváře v podniku následující:

poskytnutí dokumentace společnosti, od které byla žádost podána;
dodržování bezpečnostních pravidel v prostorách archivu a jejich kontrola.

Jaké dovednosti by měl mít archivář? Povinností tohoto zaměstnance je znát následující informace:

různé druhy aktů, ustanovení týkající se jeho činnosti;
postup přijímání a předávání dokumentace do archivu, způsoby a způsoby jejího uchovávání a aplikace;
jednotný systém řízení úřadu přijatý na státní úrovni;
způsoby tvorby soupisu dokumentů, jejich stručný popis, úkony ke zničení dokumentace;
postup přípravy dokumentů k uložení a použití;
postup účtování a výkaznictví;
organizační struktura společnosti;
znalost práce s PC na profesionální úrovni;
metody práce s kancelářskou technikou na pokročilé uživatelské úrovni;
dovednosti pracovat s obrovským objemem informací;
pracovní legislativa Ruské federace.

Kromě toho musí být schopen správně vyjádřit své myšlenky jak písemně, tak ústně. Pokud jde o vzdělání, může se jednat buď o vysokoškolské vzdělání, přičemž je nanejvýš žádoucí, aby se jednalo o specializované ("archivy", "dokumentace"), nebo o nedokončené vysokoškolské vzdělání. Tuto profesi můžete získat i absolvováním specializovaných kurzů.

Výhody a nevýhody pozice

Povolání „archivář“, jehož povinnosti jsou uvedeny v tomto článku, má svá pro a proti.

výhody:

jednoduchá práce ve fyzické rovině;
není vyžadováno žádné speciální vzdělání.

Nevýhody povolání:

většina pracovníků to považuje za nejnudnější povolání;
nízké mzdy;
prakticky žádný kariérní růst.

Úroveň platu archiváře

Výše odměny tohoto zaměstnance může být od 20 000 do 70 000 rublů. Výše platu závisí na regionu, množství práce a dalších nuancích. Průměrná mzda je 45 000 rublů.

Závěrečná ustanovení

Archivář, jehož povinnosti jsou přísně stanoveny v jeho popis práce, ve své práci se opírá nejen o něj, ale i o ustanovení o archivu.

Pokud vezmeme v úvahu schopnosti, které by měl mít archivář, pak jsou tyto:

vynikající paměť;
schopnost analyzovat obrovské množství informací;
schopnost věnovat pozornost detailům;
dovednosti v práci s papírnictvím;
schopnost provádět malou monotónní práci po dlouhou dobu;
jemné manuální motoriky.

Vzhledem k osobnostním rysům, zájmům můžeme rozlišovat:

schopnost organizovat se;
přesnost;
vytrvalost;
schopnost ovládat se;
definice;
vytrvalost;
pedantství, vyrovnanost.

Vlastnosti, které budou bránit efektivnímu plnění povinností:

neopatrnost;
úzké vidění;
neschopnost zorganizovat se;
nepozornost;
impulzivita.

Hlavní činnosti profese "archivář":

povinnost uchovávat dokumenty v bezpečí;
sledování aplikace dokumentů;
vydávání dokladů a osvědčení na vyžádání;
vytvoření seznamu dokumentů, které mají být uloženy;
přijímání dokumentů k uložení po dlouhou dobu;
ověření gramotnosti a správnosti registrace příchozích informací;
vytvoření systému příchozích informací;
zasílání informací o případech do státního archivu;
vytvoření soupisu dokumentace, která je v archivu.

Práva archiváře

Zaměstnanec má následující práva:

vědět o projektech a rozhodnutích vedení společnosti, které se týkají její práce;
dávat doporučení pro zlepšení jeho funkčnosti;
v rámci své funkce a pokynů oznamovat vyššímu vedení v případě zjištění nedostatků při výkonu své činnosti, předkládat návrhy na jejich odstranění;
požádat vrcholové vedení nebo jiné zaměstnance o veškerou dokumentaci, která je potřebná k plnění jejich povinností;
obraťte se na vedení podniku o pomoc a podporu při plnění předepsaných pracovních povinností.

Odpovědnost

Tento zaměstnanec odpovídá podle pracovněprávních předpisů za plný výkon svých povinností.

S ohledem na administrativní a trestněprávní stránku činnosti lze říci, že za přestupky spáchané při výkonu práce odpovídá archivář. V rámci občanského zákoníku a pracovního práva Ruské federace - za způsobení hmotné újmy.

Archivář je správce nebo zaměstnanec archivu. Hlavním úkolem, ke kterému profese archiváře (archiváře) směřuje, je správná organizace práce archivu a pracovního postupu v něm.

Místa práce

Archivář je žádaný všude tam, kde je velký tok dokumentů: v pojišťovacích a finančních společnostech, bankách, státních podnicích.

Historie profese

Abychom lépe pochopili, kdo je archivář a co dělá, vraťme se do historie. V roce 1720 podepsal Petr I. „Všeobecná nařízení neboli Chartu“, definující základy organizace státní správy v zemi a předepisující zavedení archivů ve všech státních úřadech. Zároveň byla zavedena nová funkce „aktuára“ – soudního písaře, který akty předložené soudu nejen zapisoval do rejstříku, ale i zapisoval.

Postupem času přesáhly povinnosti aktuára rámec právního jednání a funkce byla nazývána slovem „archivář“. V procesu formování archivnictví jako samostatné vědní disciplíny byly tyto pojmy, které se na počátku 20. století staly synonymem, postupně nahrazovány modernějším názvem – archivář.

Povinnosti archiváře

Hlavní pracovní povinnosti archiváře (archiváře):

Organizace archivů v elektronické a/nebo papírové podobě.
Příjem a archivace došlé dokumentace.
Vydávání archiválií nebo jejich kopií pro dočasné použití.
Příprava zpráv o toku dokumentů v archivu.

Někdy funkce archiváře zahrnují:

Doručení archiválií organizacím, od kterých byla žádost přijata.
Kontrola pravidel požární bezpečnosti v archivu.

Požadavky na archiváře

Základní požadavky na archiváře (archiváře):

Znalost předpisů, předpisů, pokynů pro archivaci.
Počítačová znalost na profesionální úrovni (Word, Excel, Internet, e-mail, elektronické systémy pro správu dokumentů).
Znalost práce s kancelářskou technikou.
Schopnost pracovat s velkým objemem informací.
Vysokoškolské vzdělání.
Správný ústní a psaný jazyk.

vzor životopisu pro archiváře

Jak se stát archivářem

Archivářem se může stát člověk s vyšším (možná i neúplným) vzděláním v oboru "dokumentaka" nebo "archivářství". Někdy lze potřebné dovednosti získat v krátkodobých kurzech (možná dokonce zdarma poskytovaných burzou práce).

plat archiváře

Plat archiváře se pohybuje od 20 do 70 tisíc rublů měsíčně. Kraj, rozsah povinností a další nuance ovlivňují mzdy. Průměrný plat archiváře (archiváře) je 45 000 rublů měsíčně.

Kde získat školení

Kromě vysokoškolského vzdělání je na trhu řada krátkodobých studií trvajících zpravidla týden až rok.

Meziregionální akademie stavebního a průmyslového komplexu a jeho průběhy směru "".

Institut odborného vzdělávání "IPO" vás zve k distančním kurzům ve směru "" (existují možnosti 256, 512 a 1024 akademických hodin) s diplomem nebo státem vydaným certifikátem. Vyškolili jsme přes 8000 absolventů z téměř 200 měst. Můžete studovat externě, získat bezúročný splátkový kalendář.

Archivář (také známý jako archivář, pojistný matematik) je zaměstnanec archivu, kustod. Hlavním úkolem archiváře je správně organizovat práci archivu a řídit jeho dokumentový tok. Podle charakteru práce patří archivář do kategorie výkonných umělců, podle předmětu práce - do kategorie "člověk - znakový systém".

Historie profese

Profesi „archiváře“ zavedl v Rusku car Petr I. a zakotvil ve „Všeobecných předpisech“ z roku 1720. Nařízení zřídilo archivy v orgánech veřejné moci a zavedlo postavení státního úředníka, který měl „pilně sbírat dopisy, opravovat matriky a přeznačkovat listy ...“. Od roku 2002 se 10. března slaví profesní svátek archivářů.

Pracovní povinnosti

Archivář odpovídá za přijímání, evidenci, uchovávání, prověřování hodnoty dokumentů, jejich vydávání na žádost právnických a fyzických osob a jejich zničení po uplynutí doby uložení. Někdy archiváři doručují archivní dokumenty na žádost právnických osob a vládních agentur.

Pracovní podmínky

V místnosti archivu pracuje archivář. V jeho pracovním prostoru se nachází stůl, osobní počítač, tiskárna, regály na dokumenty, drobné kancelářské vybavení a svítidla. Při plnění svých povinností dochází k interakci archiváře s lidmi, přičemž profesionální komunikace probíhá prostřednictvím přímého kontaktu.

Specializace

Ve velkých archivech se práce s dokumenty provádí decentralizovaně, přičemž někteří archiváři se specializují na příjem a evidenci dokumentů, jiní na jejich vazbu a lepení, další tvoří vědecký referenční soubor, další půjčují materiály k dočasnému použití atp. V malých archivech vykonávají archiváři všechny funkce najednou nebo několik podobných funkcí.

Osobní kvality

Archivář potřebuje takové osobní vlastnosti, jako je přesnost, zodpovědnost, disciplína, pedantství, vytrvalost, dobrá paměť, analytické myšlení a schopnost koncentrace.

Musíš vědět

Archivář musí znát regulační právní akty, pokyny a předpisy pro organizaci archivnictví. Musí mít kompetentní řeč, sebevědomě používat osobní počítač, znát elektronické systémy správy dokumentů a aplikace pro práci s textovými a číselnými informacemi Microsoft Word a Microsoft Excel.

Požadavky na vzdělání

Archivář může mít počáteční odborné vzdělání nebo vyšší odborné vzdělání v oborech „Dokumentistika“, „Archivnictví“, „Podpora dokumentů pro management“. Konkrétní požadavky na vzdělání uchazeče o místo archiváře předkládá zaměstnavatel.

Jednou jsem slyšel výraz „archivní krysa“. Samozřejmě se smála. A to vše proto, že jsem se nikdy nesetkal s archivy a lidmi, kteří v nich pracují. Nekontrolovaná fantazie mi rychle nakreslila obrázek – krysa v klobouku, která čte knihu. Souhlasíte, že je to vtipné?!

O několik let později jedna z mých přátel, která se chystala odejít do důchodu, potřebovala dokumenty potvrzující její senioritu. Zdálo by se, co by mohlo být jednodušší: pracovní kniha v ruce a v ní záznamy. Prošel jsem adresy a tady jsou reference! A, ne! V 90. letech pracovala v zahraničních firmách, které se v našem městě jako houby po dešti objevovaly ve velkém. V roce 2000 zmizeli stejně rychle, a jak se ukázalo, beze stopy.

Tehdy byly potřeba archivy. Řekl bych, že všichni pracovníci tam byli milí a profesionální, ale bohužel nemůžu - to by byla odporná lež. Ale jedna věc je samozřejmě jejich práce velmi potřebná. A to nejen pro ty, kteří sbírají potvrzení o důchodech. Každá organizace má svůj archiv, zejména pro všechny vládní a finanční organizace.

A co myslíte, kdo stál u zrodu archivnictví v Rusku? Přesně tak, Petře Veliký! Již v roce 1720 vydal dekret, který určil systém organizace všech veřejné instituceříše. Říkal tomu „Obecná nařízení“, nejčastěji se tomu říkalo jednoduše „Vyhláška“. Mimo jiné bylo nařízeno uchovávat archivy ve všech mocenských strukturách.

Archivní pracovníci se nazývali pojistní matematici. Tato funkce byla totiž obvykle přidělena soudnímu písaři, který sepisoval úkony a následně je zapisoval do soudního rejstříku. Zde se kořen „akt“ stal hlavním ve složení tohoto slova. Pak se ukázalo, že archivy jsou potřeba nejen u soudů. Nebylo potřeba psát dokumenty. Pak se archivářům začalo říkat archiváři. Všichni bez výjimky.

Práce zaměstnanců archivu, musím upřímně říci, na první i na druhý pohled nudná. Po obdržení dokumentu jej zaměstnanec musí zapsat do registru, to znamená zaregistrovat. Dnes se tak děje nejen v elektronické podobě, ale i v papírové podobě. Poté je dokument odeslán na určené místo na polici stojanu a čeká v křídlech.

Pracovníci archivu dokumenty k uložení nejen přijímají, ale i vydávají. Samozřejmě na chvíli a jen pracovně. Někdy není vystaven samotný dokument, ale pouze jeho kopie. A to se provádí pouze v případě, že neexistuje žádné razítko „Tajné“. V takovém případě byste si měli ověřit dostupnost povolení k práci s utajovanými dokumenty. Veškeré činnosti související se správou dokumentů jsou přísně odpovědné. Je veden speciální deník, kde se zaznamenává jakýkoli „pohyb“ dokumentu.

Taková práce vyžaduje určitý typ postavy. Žádný cholerik nemůže sedět v archivu, dát mu něco kreativního. A pak je tu také obrovské množství regulačních dokumentů, které musíte znát téměř nazpaměť. Přidejte k nim předpisy, pokyny a různá ustanovení. Bez znalosti počítače a kancelářského vybavení se samozřejmě člověk neobejde.

co z toho plyne? To znamená, že v archivu pracují velmi seriózní lidé, kteří vykonávají důležitou práci. A říká se jim „archiváři“ nebo „archiváři“. Poslední slovo se v lexikonu objevilo na počátku 20. století. A říkají, že to bylo provedeno pro usnadnění výslovnosti. To znamená, že slovo „archivář“ znělo příliš anachronicky, a proto bylo modernizováno.

Ale prozradím vám tajemství, že sami pracovníci říkají vedoucímu archivu archivář a všichni ostatní zaměstnanci se nazývají archiváři. A pokud se podíváte do slovníku, pak prostě není žádný rozdíl v lexikálním významu těchto slov.

Každá organizace má archiv s různými druhy dokumentů, to je nutnost organizovat a pečlivě spravovat aby nedošlo k záměně.

Některé typy dokumentů jsou dostatečné dlouhá životnost, přičemž kterýkoli z nich může být v určitém okamžiku potřeba. Aby bylo možné rychle najít požadovaný dokument v archivu, musí být všechny správně zabalené a podepsané.

Při udržování archivu je velmi důležitá pečlivost, zodpovědnost a pečlivá práce, k tomu je zde zvláštní velmi důležitá profese - archivář.

Archivář je pracovník organizace, který odpovídá za vedení archivu ale je zodpovědný za každý papír, který mu přijde, a pokud někdo ze zaměstnanců potřebuje najít nějaký starý dokument, obrátí se na archiváře.

Co dělá archivář?

Zvenčí se zdá, že práce archiváře je velmi jednoduchá, ale ve skutečnosti padá velká zodpovědnost za dokumenty.

Seznam úkolů archiváře se může v různých organizacích lišit, existuje však určitý obecný seznam, který zahrnuje hlavní cíle:

zpracování dokumentů a odnést je do archivu
systemizace archivu a jeho uložení
kontrola kancelářské práce
předání potřebných dokumentů do státního archivu
tvorba referenčních knih o dokumentech umístěné v archivu
přijetí některých dokumentů které přicházejí do organizace a v případě potřeby je vkládají do archivu

Kromě těchto základních povinností má zpravidla také archivář musí umět šifrovat dokumenty, zajistit dodržování požárně bezpečnostních předpisů a na příslušné žádosti vydávat kopie dokladů.

Žijeme v době technologií a informací, mnoho archivů nyní přechází z papírové do elektronické podoby, takže archivář musí znát všechny moderní programy pro práci s dokumenty a používat je.

V dnešní době je v každé, byť sebemenší organizaci, člověk, který vykonává povinnosti archiváře, ale samostatné místo je většinou jen ve velkých organizacích.

Nejčastěji jsou volná místa na pozici archivář ve zdravotnických zařízeních a u soudů.

požadavky na archiváře.

Práce archiváře je poměrně složitá, takže ne každý si s ní poradí, pro kvalitní plnění povinností musí mít člověk nějaké osobní kvality.

Archivář musí být pozorný ke všemu, i k maličkostem, milujte řád a strukturu a také buďte dostatečně pilní, protože tato profese obnáší hodně práce podobného typu.

Profesi archiváře můžete zvládnout na vysoké škole i na univerzitě, vzdělání pro tuto profesi je povinné.

Osoba, která získala vyšší vzdělání v této specializaci, se může stát vedoucím archivářem, ve velkých společnostech je tato pozice poměrně významná.

Ve vzdělávacích institucích se budoucí archiváři učí takovým odborným dovednostem, jako je např řádná příprava dokumentů a zpráv, obsluha technických prostředků nezbytných k práci, provádění zkoušek.

Studenti také studují systém kancelářské práce a předpisy které upravují vedení archivů.

Kolik dostávají archiváři plat?

Plat archiváře je největší nevýhodou této profese, protože dostávají velmi málo. V současné době jsou platy v Rusku přibližně 15-22 tisíc rublů, ale v některých regionech ano je více než 30 tisíc.

Odměna závisí na kvalifikaci specialisty, na dosaženém vzdělání, na pozici (starší archivář ve firmě dostává mzdu mnohem vyšší než obvykle), na firmě, ve které pracuje, a regionu, ve kterém se nachází.

Klady a zápory profese.

Profese archiváře, jako každá jiná, má své pozitivní a negativní stránky.

K těm plusům lze přičíst tomu, že v této práci je nějaká kreativní okamžik, protože archivář má právo provádět v archivu některé vlastní změny.

Také práce v archivu docela v klidu jsou extrémně zřídka nějaké stresové situace, navíc díky této práci lze rozvíjet mnoho užitečných osobních vlastností. Práce je absolutně fyzicky snadné.

Podle záporů lze přičíst dost malý mzdy , malý počet volných pracovních míst na trhu práce.

Mnoho odborníků v této oblasti také poznamenává, že na pracovišti se to často stává velmi osamělý, protože většinou je archivář na svém pracovišti sám.

Pokud do osobní kvality tato práce není pro člověka vhodná, pak to pro něj bude dost těžké, protože prac docela monotónní a místy nudné.