الوصف الوظيفي لعينة أرشيفية. مهنة أرشيفية (أرشيفية) من هو أمين أرشيف وماذا يفعل

من هو أمين المحفوظات؟

أمين الأرشيف (أمين الأرشيف) هو موظف في الأرشيف ، أو بمعنى أوسع ، أمين المستندات. يشمل صندوق روسيا الأرشيفي كلاً من أرشيفات الدولة والأرشيفات غير الحكومية ؛ بينما يمكن تقسيم الدولة:

• إلى المحفوظات الفيدرالية ؛
• أرشيفات موضوعات الاتحاد ؛
• أرشيفات الإدارات المختلفة.

نظرًا لحقيقة أن العديد من المستندات المصاحبة للأنشطة الريادية لأي منظمة (التقارير الضريبية ، والأوامر ، ووثائق المحاسبة ، ووثائق العمل المكتبي ، وما إلى ذلك) تتطلب السلامة لفترة زمنية معينة ، فقد تتطلب الشركات الخاصة أيضًا متخصصًا يمكنه تنظيم عمل الأرشيف وتنظيم سير العمل فيه. هذا هو بالضبط ما يفعله أمين المحفوظات.

وبالتالي ، يمكن أن يكون موظفًا في كل من مؤسسة حكومية (ميزانية) ومؤسسة خاصة. على وجه الخصوص ، هناك طلب كبير على أمناء المحفوظات في شركات التأمين والشركات المالية والبنوك والشركات المملوكة للدولة. يؤثر هذا التنوع بشكل كبير على نطاق واجبات الأخصائي ، وبالتالي على محتوى الوصف الوظيفي في كل حالة.

هيكل ومحتوى الوصف الوظيفي لأخصائي المحفوظات

يجب ألا يتوافق الوصف الوظيفي لأخصائي الأرشيف مع الهيكل القياسي المعتمد في الأعمال التجارية لمثل هذه المستندات فحسب ، بل يجب أيضًا أن يأخذ في الاعتبار المتطلبات المهنية للموظف وخصائص عمل المنظمة التي تم تجميعها من أجلها.

قد يبدو الوصف الوظيفي النموذجي لأخصائي الأرشيف كما يلي:

لا تعرف حقوقك؟

1. يبدأ المستند بعلامات على الموافقة والموافقة على الوصف الوظيفي ، بالإضافة إلى توقيعات الأشخاص المسؤولين والتواريخ (الموافقة والموافقة) ، الملصقة في الأعمدة المناسبة في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة الأولى.
2. يأتي بعد ذلك قسم "الأحكام العامة" ، والذي يتضمن متطلبات العمر والمهارات المهنية للموظف. تتضمن الأحكام العامة أيضًا معلومات حول منصب أمين المحفوظات في هيكل موظفي الشركة ، أي أنه يتم تحديد من يتبعه الموظف ، وإلى أي موظف ينتمي إلى منصب أمين المحفوظات (فني ، إداري ، إلخ). يسرد نفس القسم القوانين التشريعية والوثائق الداخلية للمنظمة التي يجب أن يكون الموظف على دراية بها ، كما يحدد قواعد تعيين الموظف وفصله واستبداله أثناء الغياب.
3. ثم يأتي القسم الذي يصف واجبات وحقوق المؤرشف. هذا هو القسم الأكثر أهمية في المستند الذي يتطلب دراسة متأنية: لا يكفي سرد ​​مسؤوليات الوظيفة النموذجية المتأصلة في المحفوظات - تحتاج إلى إجراء تعديلات لتأخذ في الاعتبار خصوصيات عمل المنظمة ، وتضمينها أيضًا في وظائف دائرة الالتزام التي قد تتوافق مع المهنة ، ولكن يجب على الموظف القيام بها في سياق العمل. أما الحقوق الرسمية فتقصد بها مجموعة الصلاحيات الناشئة عن الواجبات الرسمية والمقدمة للموظف من أجل تنفيذها الفوري.
4. يتناول القسم التالي مسؤولية أمين المحفوظات عن الأداء غير السليم لواجباته. انتباه: درجة المسؤولية لا يمكن أن تتجاوز الحدود التي تحددها تشريعات العمل.
5. ينتهي وصف الوظيفة بمكان للعلامات (تواريخ وتوقيعات الموظف) ، مما يشير إلى التعرف على المستند.

المتطلبات النموذجية لأخصائي المحفوظات

يمكنك الحصول على تخصص أمين المحفوظات من خلال حضور دورة "Document Science" ("دراسات الأرشفة") أو "علوم المحفوظات". يمكنك أيضًا الحصول على تدريب في دورات قصيرة الأجل يتم توفيرها ، على سبيل المثال ، من خلال مكتب العمل. شهادة إتمام مثل هذه الدورات هي أحد المتطلبات الرئيسية للمرشح لمنصب أمين المحفوظات.

المتطلبات الأخرى التي تسمح لصاحب العمل باختيار متخصص مناسب من المتقدمين لشغل منصب أمين المحفوظات تشمل:

1. مستوى معين من التعليم. بالإضافة إلى الحصول على شهادة درجة أمين المحفوظات ، قد يضع بعض أصحاب العمل متطلبات تتعلق بالمؤسسات التعليمية التي يجب أن يتخرج منها المرشح. لذلك ، سيكون لدى شخص ما ما يكفي من التعليم الثانوي أو الثانوي المتخصص ، وسيكون شخصًا ما راضيًا عن تعليم عالٍ غير مكتمل ، وسيحتاج شخص ما فقط إلى أخصائي إدارة مستندات تخرج من مؤسسة تعليمية عليا.
2. خبرة في العمل.
3. سن. يمكننا التحدث عن شريط عمر معين إذا تم البحث عن متخصص لمنصب رئيس الأرشيف أو منصب رائد آخر في مجال تنظيم المحفوظات في المؤسسة.
4. معرفة الوثائق التنظيمية المتعلقة بالأرشفة.
5. معرفة الحاسب الآلي بما في ذلك البرامج المكتبية اللازمة.

أيضًا ، قد يُطلب من متخصص في مجال الأرشفة:

• القدرة على العمل مع المعدات المكتبية ؛
• مهارات العمل مع كميات كبيرة من المعلومات ؛
• اللغة الشفوية والمكتوبة الصحيحة ؛
• المهارات الأخرى التي تحددها تفاصيل عمل مؤسسة معينة.

مسؤوليات أمين المحفوظات

يجب أن يشمل نطاق الوظائف الوظيفية لأخصائي المحفوظات في المقام الأول تلك الواجبات التي ترتبط ارتباطًا مباشرًا بتخصصه المهني ، حيث يتم تعيين الموظف على وجه التحديد بسبب هذه المهارات الخاصة. بالإضافة إلى ذلك ، يحق لكل صاحب عمل أن يُدرج في نطاق واجبات الموظف بخلاف وظائف العمل القياسية ، والتي قد تتوافق إما مع المهارات المهنية للموظف ويتم تعديلها بشكل طفيف فقط وفقًا لخصائص وميزات عمل المنظمة ، أو لا أن تكون مرتبطة بتخصصه.

تشمل الواجبات النموذجية لأخصائي المحفوظات ما يلي:

1. تنظيم وصيانة أعمال مكتب الأرشيف في المؤسسة (سواء في شكل ورقي أو إلكتروني).
2. استلام وتسجيل الوثائق الواردة في الأرشيف.
3. تخزين الوثائق المؤرشفة.
4. المشاركة في إعداد المتطلبات التنظيمية للمحاسبة واستخدام الوثائق الأرشيفية.
5. ضمان وصول الموظفين إلى الأرشيف وإصدار المستندات الأرشيفية المطلوبة.
6. عمل تقرير.
7. الاحتفاظ بوثائق المحاسبة والتقارير (المجلات ، السجلات ، إلخ).

تشمل مسؤوليات الوظيفة التي لا تتعلق بالمهارات المهنية التي قد يتم تضمينها في الوصف الوظيفي ما يلي:

1. المتطلبات التنظيمية المختلفة للامتثال لجدول العمل في المنظمة.
2. المسؤوليات المتعلقة بالصيانة المناسبة لمكان العمل وغرفة الأرشيف (على سبيل المثال ، الامتثال للسلامة من الحرائق).
3. الالتزام بالتعاون والتفاعل مع مختلف إدارات المنظمة.

تطوير واعتماد الوصف الوظيفي للموظف

يمكن تقسيم إجراء إنشاء وصف وظيفي لأخصائي المحفوظات إلى الخطوات التالية:

1. تطوير مسودة الوثيقة. عادة ما يتم ذلك إما من قبل موظفي الوحدة التي سيتعين على الاختصاصي العمل فيها ، أو من قبل موظفي قسم خاص ، تشمل واجباتهم ، من بين أمور أخرى ، تطوير تعليمات مختلفة.
2. الموافقة على الوثيقة. يجب الموافقة على مسودة الوصف الوظيفي مع جميع الخدمات المهتمة. كقاعدة عامة ، تشمل هذه:

• الهيكل الذي سيعمل فيه الأخصائي (في حالتنا ، هذا هو قسم الأرشيف أو الأرشيف في المؤسسة) ؛
• تقسيم قانوني
• خدمة الأفراد.

اعتماد التعليمات من قبل إدارة المنظمة. يتم تقديم النسخة النهائية من المستند ، بعد الاتفاق مع جميع المتخصصين ، للتوقيع على مدير المؤسسة للموافقة عليها.

يتم استخدام الوصف الوظيفي المعتمد في المؤسسة ، كقاعدة عامة ، حتى متطلبات ظروف العمل أو نطاق واجبات تغيير متخصص. في الختام ، نقترح أن تتعرف على صورة الوصف الوظيفي لأمين الأرشيف المتاح على موقعنا.

أرشيفية(من الأرشيف اللاتيني ، العتيقة اليونانية - القديمة.) — هذا هو الوصي أو موظف الأرشيف المسؤول عن تنظيم ومحاسبة المستندات الموكلة للتخزين. المهنة مناسبة لأولئك الذين يهتمون بالتاريخ (انظر اختيار مهنة للاهتمام بالمواد المدرسية).

ميزات العمل

يعمل أمين الأرشيف مع ما يسمى بالوثائق المنفذة. أولئك. مع المستندات التي وصلت بالفعل للتخزين (قبل ذلك ، يتم التعامل معها بواسطة متخصص في إدارة المستندات).

يمكن تخزين مجموعة متنوعة من الوثائق في الأرشيف: أوامر وأوامر المديرية ، وسجلات الميلاد القديمة ، والبروتوكولات ، والمعلومات المرئية والصوتية. يعتمد محتوى الأرشيف على الملف الشخصي للمؤسسة التي يعمل فيها الأرشيف.

على سبيل المثال ، تحتوي أرشيفات الدولة الإقليمية على أدلة وثائقية عن حياة أسلافنا. وكثير من الناس ، الذين يحاولون تجميع أنسابهم ، يلجأون إلى هذه المحفوظات.

تعتمد تقنية البحث عن المستندات على المهمة. في الأرشيفات الكبيرة ذات البنية المتفرعة ، يكون البحث عن المعلومات أو المستندات الضرورية من عمل الفريق. قد لا يعرف العميل مسبقًا المستندات التي يريد العثور عليها. قبل البدء في البحث ، يحاول مستشار الأرشيف صياغة أهداف وغايات العمل بوضوح ، وتحديد النتائج المخطط لها بأكبر قدر ممكن من الدقة ، ورسم صورة للمنتج "الناتج" المتوقع. فقط بعد اتخاذ هذه الخطوات ، يمكن تنظيم فريق من المتخصصين لتنفيذ المشروع.

مكان العمل

أرشيفات الدولة ، والأموال لتخزين المستندات المرئية والمسموعة ، والمؤسسات والشركات الكبيرة ذات التدفق الكبير للوثائق.

صفات مهمة

الميل للعمل مع التوثيق ، للعمل بكمية كبيرة من المعلومات ، ذاكرة جيدة ، أنظمة التفكير ، الالتزام بالمواعيد ، الدقة.

مرتب

الراتب اعتبارًا من 17/03/2020

روسيا 16000-40000 ₽

موسكو 30000-130000 ₽

مهارات المعرفة

يجب أن يكون أمين المحفوظات ماهرًا في تخصصات مثل الأرشفة والعمل المكتبي. تعرف على القوانين واللوائح والتعليمات التنظيمية ذات الصلة.

تدريب المحفوظات (المحفوظات)

في هذه الدورة ، يمكنك الحصول على مهنة أمين المحفوظات عن بعد في غضون 1-3 أشهر. دبلوم إعادة التدريب المهني للمعيار الذي تضعه الدولة. التعلم عن بعد تماما. أكبر مؤسسة تعليمية للأستاذ الإضافي. التعليم في روسيا.

نلفت انتباهك إلى مثال نموذجي لوصف وظيفي لأخصائي أرشيف ، عينة من عام 2020. الوصف الوظيفي لأخصائي المحفوظاتيجب أن تتضمن الأقسام التالية: المنصب العام ، واجبات المؤرشف ، حقوق المؤرشف ، مسئولية المؤرشف.

يجب أن تنعكس العناصر التالية في الوصف الوظيفي لأمين الأرشيف:

مسؤوليات أمين المحفوظات

1) مسؤوليات العمل.يقوم بأعمال الأرشفة في المؤسسة. ينظم التخزين ويضمن سلامة الوثائق الواردة في الأرشيف. قبول وتسجيل المستندات الواردة للتخزين من الأقسام الهيكلية ، وإكمالها من خلال العمل المكتبي. يشارك في تطوير تسميات القضايا ، ويتحقق من صحة التشكيل والتنفيذ عند نقلها إلى الأرشيف. وفقًا للقواعد الحالية ، يقوم بتشفير وحدات التخزين وتنظيم الملفات ووضعها والاحتفاظ بسجلات لها. تعد قوائم جرد موجزة لوحدات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة ، وكذلك إجراءات نقل المستندات للتخزين الحكومي ، لشطب وتدمير المواد التي انتهت فترات تخزينها. يجري العمل على إنشاء جهاز مرجعي للمستندات ، ويوفر بحثًا مريحًا وسريعًا عنها. يشارك في العمل على فحص القيمة العلمية والعملية للوثائق الأرشيفية. يراقب حالة المستندات ، وتوقيت ترميمها ، والامتثال للشروط في أماكن الأرشيف اللازمة لضمان سلامتها. يشرف على الامتثال لقواعد الحماية من الحريق في غرفة الأرشيف. تصدر الإصدارات ، وفقًا للطلبات الواردة ، والنسخ الأرشيفية والوثائق ، الشهادات اللازمة بناءً على المعلومات المتوفرة في وثائق الأرشيف ، وتجهيز البيانات للإبلاغ عن عمل الأرشيف. يقبل التدابير اللازمةعلى استخدام الوسائل التقنية الحديثة في العمل.

يجب أن يعرف أمين المحفوظات

2) يجب أن يعرف أمين المحفوظات في أدائه لواجباته:الأفعال القانونية التنظيمية واللوائح والتعليمات والمواد الإرشادية الأخرى والوثائق المتعلقة بالأرشفة في المؤسسة ؛ إجراءات استلام وتسليم المستندات إلى الأرشيف وتخزينها واستخدامها ؛ نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي ؛ إجراءات تجميع أوصاف المستندات للتخزين الدائم والمؤقت والإجراءات المتعلقة بإتلاف المستندات ؛ إجراءات تسجيل الحالات وتحضيرها للتخزين والاستخدام ؛ إجراءات المحاسبة وإعداد التقارير ؛ هيكل المؤسسة أساسيات تنظيم العمل ؛ قواعد تشغيل الوسائل التقنية ؛ أساسيات تشريعات العمل ؛ لوائح العمل الداخلية وقواعد ومعايير حماية العمل.

متطلبات تأهيل أمين المحفوظات

3) متطلبات التأهيل.الأولية التعليم المهنيدون تقديم متطلبات الخبرة في العمل أو التعليم العام الثانوي (الكامل) والتدريب الخاص وفقًا لبرنامج محدد دون تقديم متطلبات الخبرة في العمل.

1. أحكام عامة

1. ينتمي أمين المحفوظات إلى فئة المنفذين الفنيين.

2. يتم قبول الشخص الذي تلقى تعليمًا مهنيًا ابتدائيًا دون تقديم متطلبات الخبرة العملية أو التعليم العام الثانوي (الكامل) والتدريب الخاص وفقًا لبرنامج محدد دون تقديم متطلبات الخبرة العملية لمنصب أمين المحفوظات.

3. يتم تعيين موظف المحفوظات وفصله من قبل مدير المنظمة.

4. يجب أن يعرف أمين المحفوظات:

• الأفعال القانونية التنظيمية واللوائح والتعليمات والمواد الإرشادية الأخرى والوثائق المتعلقة بالأرشفة في المؤسسة ؛
• إجراءات استلام وتسليم المستندات إلى الأرشيف وتخزينها واستخدامها ؛
• نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي ؛
• إجراءات تجميع أوصاف المستندات للتخزين الدائم والمؤقت والإجراءات المتعلقة بإتلاف المستندات ؛
• إجراءات تسجيل الحالات وتحضيرها للتخزين والاستخدام ؛
• إجراءات المحاسبة وإعداد التقارير ؛
• هيكل المؤسسة
• أساسيات تنظيم العمل ؛
• قواعد تشغيل الوسائل التقنية ؛
• أساسيات تشريعات العمل ؛
• لوائح العمل الداخلية ؛
• قواعد وقواعد حماية العمال وتدابير السلامة والصرف الصحي الصناعي والوقاية من الحرائق.

5- يسترشد أمين المحفوظات في أنشطته بما يلي:

• تشريعات الاتحاد الروسي ،
• ميثاق المنظمة ،
• أوامر وأوامر الموظفين الذين يخضع لهم وفقًا لهذه التعليمات ،
• هذا الوصف الوظيفي ،
• لوائح العمل الداخلية للمنظمة.

6. يتبع أمين المحفوظات مباشرة رئيس المكتب

7. أثناء غياب أمين المحفوظات (رحلة عمل ، إجازة ، مرض ، إلخ) ، يؤدي واجباته شخص يعينه مدير المنظمة بالطريقة المنصوص عليها ، والذي يكتسب الحقوق والواجبات المناسبة ويكون مسؤولاً عن أداء الواجبات المنوطة به.

2. واجبات أمين المحفوظات

أرشيفية:

1. يقوم بأعمال الأرشفة في المنشأة.

2. ينظم التخزين ويضمن سلامة الوثائق الواردة في الأرشيف.

3. يقبل ويسجل الوثائق الواردة للتخزين من الأقسام الهيكلية ، أكملها العمل المكتبي.

4. يشارك في تطوير تسميات القضايا ، والتحقق من صحة التشكيل والتنفيذ عند نقلها إلى الأرشيف.

5. وفقًا للقواعد الحالية ، يقوم بتشفير وحدات التخزين وتنظيم الملفات ووضعها والاحتفاظ بسجلات لها.

6. إعداد قوائم جرد موجزة للوحدات من فترات التخزين الدائمة والمؤقتة ، فضلا عن الأعمال لنقل الوثائق لتخزين الدولة ، وشطب وتدمير المواد التي انتهت فترات التخزين.

7. يجري العمل على إنشاء جهاز مرجعي للوثائق ، ويوفر بحثًا مريحًا وسريعًا عنها.

8. يشارك في العمل على فحص القيمة العلمية والعملية للوثائق الأرشيفية.

9. يراقب حالة الوثائق ، وتوقيت ترميمها ، والامتثال للشروط في أماكن عمل الأرشيف ، اللازمة لضمان سلامتها.

10. يراقب الامتثال لقواعد الحماية من الحرائق في مقر الأرشيف.

11. القضايا ، وفقًا للطلبات الواردة ، النسخ والمستندات الأرشيفية ، تقوم بإعداد الشهادات اللازمة بناءً على المعلومات المتوفرة في وثائق الأرشيف ، وإعداد البيانات للإبلاغ عن عمل الأرشيف.

12. اتخاذ الإجراءات اللازمة لاستخدام الوسائل التقنية الحديثة في العمل.

13. يتوافق مع لوائح العمل الداخلية واللوائح المحلية الأخرى للمنظمة.

14. يتوافق مع القواعد واللوائح الداخلية لحماية العمال والسلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق.

15. يضمن النظافة والنظام في مكان عمله.

16. يؤدي في الداخل عقد التوظيفأوامر الموظفين الذين يخضع لهم وفقًا لهذه التعليمات.

3. حقوق أمين المحفوظات

لأمين الأرشيف الحق في:

1. تقديم مقترحات لمدير المنظمة لتحسين العمل المتعلق بالمهام المنصوص عليها في هذه التعليمات.

2. الطلب من الأقسام الهيكلية وموظفي المؤسسة المعلومات اللازمة له لأداء مهامه.

3. التعرف على الوثائق التي تحدد حقوقه والتزاماته في منصبه ومعايير تقييم جودة أداء المهام الرسمية.

4. التعرف على مشاريع قرارات إدارة المنظمة بشأن أنشطتها.

5. مطالبة إدارة المنظمة بتقديم المساعدة ، بما في ذلك توفير الشروط التنظيمية والفنية وتنفيذ الوثائق الموضوعة اللازمة لأداء المهام الرسمية.

6. الحقوق الأخرى المنصوص عليها في قانون العمل الحالي.

4. مسؤولية أمين المحفوظات

أمين الأرشيف مسؤول عما يلي:

1. لأداء غير لائق أو عدم أداء واجباتهم الرسمية المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي - ضمن الحدود التي تحددها تشريعات العمل في الاتحاد الروسي.

2. بالنسبة للجرائم المرتكبة في سياق أنشطتهم - ضمن الحدود التي ينص عليها التشريع الإداري والجنائي والمدني الحالي للاتحاد الروسي.

3. للتسبب في ضرر مادي للمنظمة - ضمن الحدود المنصوص عليها في قانون العمل والتشريعات المدنية الحالية للاتحاد الروسي.

الوصف الوظيفي لأخصائي الأرشيف - نموذج 2020. واجبات أمين المحفوظات ، حقوقه ، مسؤولية أمين المحفوظات.

يمكن أن يكون أمين المحفوظات أمين محفوظات أو وصيًا على المستندات. تهدف واجبات أمين المحفوظات في المؤسسة إلى التنظيم المختص للعمل وتدفق المستندات في الأرشيف. دعنا نتحدث عنها بالتفصيل في هذه المقالة.

أين يمكن أن يعمل أمين المحفوظات؟

واجبات هذا الاختصاصي عظيمة. مطلوب موظف بمثل هذه المهنة حيث يوجد تدفق كبير للوثائق. يمكن أن يكون التأمين والمؤسسات المالية والبنوك والوكالات الحكومية.

هناك أيضًا منصب أمين المحفوظات في المحكمة. واجباته هي الحفاظ على تدفق الوثائق في هذه المؤسسة.

كيف نشأت المهنة؟

في العشرينيات من القرن الثامن عشر ، أصدر بيتر الأول "اللوائح العامة" ، التي حددت أسس تشكيل الحكومة في البلاد والتي أشارت إلى تشكيل المحفوظات في جميع مؤسسات المقاطعات. في الوقت نفسه ، تم إنشاء مثل هذا المنصب كخبير اكتواري. كان كاتبًا في المحكمة ، كان يعمل في كتابة أعمال مختلفة ، وتسجيلها في السجل.

مع مرور الوقت ، تجاوزت وظيفته إطار الإجراءات القانونية ، وبدأت المهنة تسمى "المحفوظات". في القرن العشرين ، أصبحت الكلمة قديمة ، وحل محلها منصب "أمين المحفوظات".

النقاط الرئيسية

أمين المحفوظات هو المنفذ الفني. يمكن أن يشغل هذا المنصب شخص لديه تعليم مهني أو تعليم ثانوي وأي دورات مكتملة في هذا المجال.

يمكن ترقية الموظف إلى وظيفة شاغرة ويتم فصله من قبل إدارة الشركة.

ما هي مسؤولية أمين المحفوظات؟

واجبات هذا الضابط هي كما يلي:

• تشكيل الأرشيف: يمكن أن يكون على الورق وفي شكل إلكتروني ؛
• تلقي المراسلات التي تأتي إلى الشركة ، وتثبيتها وحفظها في الأرشيف ؛
• إصدار نسخ من الوثائق الأرشيفية أو للاستخدام المؤقت للملفات الأصلية الموجودة في الأرشيف ؛
• إنشاء تقرير عن أنشطتها.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن مسؤوليات أمين المحفوظات في المؤسسة هي كما يلي:

• تقديم الوثائق للشركة التي تم تقديم الطلب منها ؛
• مراعاة قواعد السلامة في مباني الأرشيف ومراقبتها.

ما هي المهارات التي يجب أن يمتلكها أمين المحفوظات؟ واجبات هذا الموظف معرفة المعلومات التالية:

• أنواع مختلفة من الأعمال والأحكام المتعلقة بعملها ؛
• إجراءات استلام وتسليم الوثائق إلى الأرشيف ، وطرق وطرق تخزينها واستخدامها ؛
• اعتماد نظام موحد لإدارة المكاتب على مستوى الولاية ؛
• طرق تكوين جرد للوثائق ووصفها المختصر وأعمال إتلاف الوثائق ؛
• إجراءات إعداد المستندات للتخزين والاستخدام ؛
• إجراءات المحاسبة وإعداد التقارير ؛
• الهيكل التنظيمي للشركة.
• مهارات الكمبيوتر على المستوى المهني ؛
• طرق العمل مع المعدات المكتبية على مستوى المستخدم المتقدم ؛
• مهارات العمل مع كميات ضخمة من المعلومات ؛
• تشريعات العمل في الاتحاد الروسي.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون قادرًا على التعبير عن أفكاره بشكل صحيح كتابيًا وشفهيًا. أما بالنسبة للتعليم ، فيمكن أن يكون إما تعليمًا عاليًا ، في حين أنه من المرغوب بشدة أن يكون تعليمًا متخصصًا ("أرشيف" ، "توثيق") ، أو تعليمًا عاليًا غير مكتمل. يمكنك أيضًا الحصول على هذه المهنة من خلال إكمال الدورات المتخصصة.

مزايا وعيوب الوظيفة

لمهنة "أمين المحفوظات" ، التي حددت واجباتها في هذا المقال ، إيجابياتها وسلبياتها.

مزايا:

• عمل بسيط في المستوى المادي ؛
• لا يوجد تعليم خاص مطلوب.

مساوئ المهنة:

• يعتبرها معظم العمال المهنة الأكثر مملة ؛
• انخفاض الأجور؛
• عمليا لا يوجد نمو وظيفي.

مستوى راتب أمين المحفوظات

يمكن أن يكون مبلغ أجر هذا الموظف من 20000 إلى 70000 روبل. يعتمد مستوى الراتب على المنطقة ومقدار العمل والفروق الدقيقة الأخرى. متوسط ​​الأجر 45000 روبل.

حكم نهائي

أمين المحفوظات ، الذي يتم تحديد واجباته بشكل صارم في وصف وظيفته ، يعتمد في عمله ليس فقط على ذلك ، ولكن أيضًا على موقع الأرشيف.

إذا أخذنا في الاعتبار القدرات التي يجب أن يمتلكها أمين الأرشيف ، فهذه هي:

• ذاكرة ممتازة
• القدرة على تحليل كمية هائلة من المعلومات ؛
• القدرة على الاهتمام بالتفاصيل ؛
• مهارات في العمل مع القرطاسية.
• القدرة على القيام بعمل رتيب صغير لفترة طويلة ؛
• المهارات الحركية اليدوية الدقيقة.

بالنظر إلى سمات الشخصية والاهتمامات ، يمكننا التمييز بين:

• القدرة على التنظيم
• صحة؛
• مثابرة؛
• القدرة على التحكم في النفس.
• تعريف؛
• مثابرة؛
• التحذلق ورباطة الجأش.

الصفات التي ستعيق الأداء الفعال للواجبات:

• إهمال؛
• رؤية ضيقة
• عدم القدرة على تنظيم نفسه ؛
• الغفلة.
• الاندفاع.

الأنشطة الرئيسية لمهنة "أرشيفية":

• الالتزام بالحفاظ على المستندات آمنة ؛
• تتبع تطبيق المستندات ؛
• إصدار الوثائق والشهادات عند الطلب ؛
• تشكيل قائمة الوثائق المراد إيداعها ؛
• قبول الوثائق للتخزين لفترة طويلة ؛
• التحقق من معرفة القراءة والكتابة وصحة تسجيل المعلومات الواردة ؛
• إنشاء نظام للمعلومات الواردة ؛
• إرسال معلومات عن الحالات إلى أرشيف الدولة ؛
• تشكيل جرد الوثائق الموجودة في الأرشيف.

حقوق المؤرشف

للموظف الحقوق التالية:

• التعرف على مشاريع وقرارات إدارة الشركة المتعلقة بعملها ؛
• تقديم توصيات لتحسين وظائفها ؛
• في إطار منصبه وتعليماته ، إخطار الإدارة العليا في حالة اكتشاف أوجه قصور في مسار عمله ، وتقديم مقترحات لإزالتها ؛
• سؤال الإدارة العليا أو الموظفين الآخرين عن جميع الوثائق اللازمة لأداء واجباتهم ؛
• اتصل بإدارة المؤسسة للحصول على المساعدة والدعم في أداء واجبات الوظيفة المحددة.

مسؤولية

هذا الموظف مسؤول بموجب قانون العمل عن الأداء الكامل لواجباته.

بالنظر إلى الجانب الإداري والجنائي للنشاط ، يمكننا القول أن أمين المحفوظات مسؤول عن الانتهاكات المرتكبة في سياق العمل. في إطار القانون المدني وتشريعات العمل في الاتحاد الروسي - لإحداث ضرر مادي.

كان أمناء المحفوظات مسؤولين عن الحفاظ على الوثائق المكتوبة منذ العصور القديمة. تم إنشاء هذا المنصب في كل متحف ومستودع كتب ومكتبة. اكتشف ما يفعله وأين يوجد طلب على مثل هذا الاختصاصي اليوم.

متوسط الأجر: 15000 روبل شهريا

الطلب

الدفع

منافسة

حاجز الدخول

آفاق

اليوم ، كل منظمة لديها أرشيف للوثائق. عدد من المواد المتعلقة بشؤون الشركة لها عمر افتراضي طويل. لذلك ، من المهم أن يتم تأريخ جميع المعلومات القيمة ، وإدراجها وفرزها في مجلدات الموضوعات. يتم ذلك بواسطة عامل خاص - مؤرشف (أرشيفية). هذا متخصص مسؤول عن مجموعة من الوثائق المتعلقة بأنشطة المؤسسة.

تاريخ الحدوث

في عملية التنقيبات الأثرية التي أجريت على أراضي اليونان القديمة ومصر وروما ، وجد الباحثون عينات مكتوبة تم جمعها بطريقة خاصة. تحتوي السجلات السنوية التي نجت حتى يومنا هذا على تعليمات واضحة حول طرق الحفاظ على المستندات القيمة. وفقًا لذلك ، يمكننا أن نستنتج أن أمناء المحفوظات كانوا موجودين في عصر العصور القديمة.

يشير وجود غرف منفصلة حيث تم الاحتفاظ بالرسائل المهمة إلى أن ثقافة المجتمع في ذلك الوقت كانت على مستوى عالٍ. بعد كل شيء ، هناك حاجة إلى الأرشيف ليس فقط لتخزين ذكرى الأحداث التاريخية. هذه قاعدة لها طابع علمي وتطبيقي.

في روسيا ، ظهرت مهنة "المحفوظات" بفضل الإمبراطور بيتر الأول. رسميًا ، تم تسجيل هذا الحدث في "اللوائح العامة" ، التي نُشرت عام 1720.

وفقًا لهذه الوثيقة ، صدرت تعليمات لسلطات الدولة بإنشاء أرشيفات وفتح منصب موظف حكومي ، كان من المفترض أن "يجمع الرسائل بجد ، ويصلح السجلات ويعيد تصحيح الأوراق ...". هو - هي وصفا موجزا لشرح من هو أمين المحفوظات وماذا يجب أن يفعل.

في السنوات الأولى بعد ثورة أكتوبر ، كان لكل مؤسسة حكومية تدفق وثائق جيد التنظيم. تمت أرشفة المعلومات حول العقارات المؤممة والأديرة والكنائس بشكل إلزامي. تم الحفاظ على المواد الخاصة بالشخصيات الوطنية العظيمة - العلماء والفنانين والملحنين. كان ممنوعًا تمامًا إتلاف مثل هذه المجموعات من المستندات. كان أمين المحفوظات يسيطر على حفظها.

منذ عام 2002 ، تم تجديد تقويم العطلات المهنية بيوم المحفوظات. يتم الاحتفال به في 10 مارس.

وصف المهنة

تترجم الكلمة اللاتينية archivarius على أنها "رأس الأرشيف". يعطي قاموس Ushakov تعريفاً مختلفاً قليلاً - "مدير الأرشيف". في الأساس ، هم واحد ونفس الشيء.

من هو أمين المحفوظات؟ هذا موظف في مؤسسة أو قسم متخصص في أي مؤسسة يتم فيها تخزين المستندات القديمة ، ويكون مسؤولاً عن سلامتهم. وتتمثل مهمتها الرئيسية في إنشاء العمل الصحيح والمتواصل ، وكذلك مراقبة تدفق المستندات.

للعمل كأخصائي أرشيف تحتاج إلى:

1. معرفة ممتازة بنظام عمل مكاتب الدولة والقواعد التشريعية.
2. فهم قواعد تسجيل وتشغيل وتخزين وثائق الأعمال.
3. القدرة على الاحتفاظ بالتقارير.

الطلب

مهنة أمين المحفوظات مطلوبة في مختلف المجالات. على سبيل المثال ، في مكاتب السجل المدني (مكاتب السجل المدني) ، يأخذ ممثلوها في الاعتبار المواليد والوفيات ، ويحتفظون بنسخ من شهادات الميلاد وشهادات الزواج وغيرها من الوثائق المهمة.

ينظم أمين أرشيف المتحف المعروضات حسب فترات التاريخ والأقسام والأنواع. أمين أرشيف كلية أو مدرسة فنية أو كلية أو جامعة مخازن ويسجل سجلات الطلاب ونسخ الدبلومات ، وكذلك السجلات التي يتم إجراؤها في دفتر العمل لكل موظف.

لا يمكنك الاستغناء عن أمين المحفوظات في مجال الطب. تتطلب أنشطة العيادات والمستشفيات التخزين الصحيح وتنظيم السجلات الطبية ، فضلاً عن تاريخ المرضى. في المعاهد العلمية ، يكون أمين المحفوظات مسؤولاً عن حفظ سجلات الأطباء المشاركين في دراسة الأمراض.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يتعاون أمين المحفوظات مع فرد خاص. إذا أرادت عائلة ثرية المساعدة في تجميع أنسابهم أو تنظيم مجموعة رائعة من الوثائق الخاصة بهم ، فإنهم يستعينون بخدمات أمين المحفوظات.

تعليم

يمكنك الدراسة لتصبح أمين أرشيف في مؤسسة ثانوية متخصصة أو مؤسسة تعليمية عليا في مدن مختلفة من روسيا. من حيث المكانة ، بالطبع ، تحتل موسكو وسانت بطرسبرغ الصدارة.

"Archivarius" هو أحد التخصصات في الاتجاه العام ويسمى "علم المحفوظات والسجلات". وهو لا يشمل تدريب أمين أرشيف فحسب ، بل أيضًا أمين مكتبة وسكرتير وسكرتير صحفي ومؤرخ ومحفوظ وعالم متحف وموظف موظفين.

إذا كنت تخطط لدخول إحدى كليات موسكو ، فننصحك بالاهتمام بهذه الكليات:

• الكلية الإقليمية للفنون.
• كلية الأتمتة وتقنية المعلومات.

هناك الكثير من الجامعات في روسيا التي تدرب المتخصصين في هذا المجال. وهنا بعض الأمثلة:

• المدرسة الروسية للاقتصاد (موسكو).
• معهد بوشكين الحكومي للغة الروسية (موسكو).
• معهد موسكو للعلاقات الدولية (MGIMO).
• جامعة ولاية لينينغراد. A. S. بوشكين.
• جامعة سانت بطرسبرغ الإنسانية للنقابات العمالية.
• جامعة ولاية سانت بطرسبرغ للتكنولوجيا الصناعية والتصميم.

لدخول إحدى الجامعات ، ستحتاج إلى اجتياز اختبار الدولة الموحد في اللغة الروسية وآدابها والعلوم الاجتماعية والتاريخ. كلما حصلت على المزيد من النقاط ، زادت فرصتك في الحصول على شكل من أشكال التعليم في الميزانية ، حيث ستحصل على منحة دراسية صغيرة.

قائمة المسؤوليات

في الشركات الكبيرة اليوم ، تم نقل جميع الأعمال تقريبًا إلى تنسيق إلكتروني. ومع ذلك ، لا تزال المواد الأكثر أهمية وقيمة ، والتي تتمتع بفترة صلاحية طويلة ، تُطبع وتُقدم إلى الأرشيف لحفظها.

تتمثل المهمة الرئيسية لأمين الأرشيف في حساب وتنظيم كل مادة واردة وداخلية تخرج من سير العمل الحالي ، وكما يقولون ، "انتقل إلى الأرشيف". أيضًا ، هذا الاختصاصي مسؤول عن ضمان تخزين جميع المستندات وفقًا للقواعد واللوائح والشروط المعمول بها.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب على أمين الأرشيف:

• إعداد المستندات الصادرة والواردة بشكل صحيح وكفء إلى المؤسسة ؛
• كتابة أوصاف الوثائق ؛
• الاحتفاظ بقواعد بيانات محاسبية خاصة ؛
• معرفة الأصفار والقدرة على تمييز القوائم ؛
• إصدار الشهادات
• تنظيم المواد المتاحة ووضعها على الرفوف المخصصة لذلك ؛
• المشاركة في اللجان ، بقرار منها شطب أو إتلاف الوثائق القديمة ؛
• مراعاة قواعد السلامة من الحرائق في الغرفة ، وعدم السماح بانتهاكها.

متطلبات صاحب العمل

عمل أمين المحفوظات صعب للغاية. يتحمل الشخص الذي يشغل هذا المنصب مسؤولية كبيرة. وفقًا لذلك ، هناك الكثير من المتطلبات لمقدم الطلب. قد يجدها البعض صارمة للغاية. ومع ذلك ، تم تصميم كل منهم لتقليل عدد الأخطاء ، والتي عادة ما يكون سببها هو العامل البشري.

من أجل العثور بسرعة على وظيفة والعمل بنجاح مع احتمال تحقيق مزيد من النمو الوظيفي ، يجب على أمين المحفوظات:

1. تعرف على القوانين والأنظمة والتعليمات الخاصة بالعمل مع الأرشيف.
2. تعرف على جهاز الكمبيوتر على مستوى المستخدم الواثق (كن قادرًا على العمل بحرية في Word و Excel واستخدام برامج إدارة المستندات الإلكترونية الخاصة).
3. أن تكون قادرًا على التعامل مع مختلف المعدات المكتبية (فاكس ، طابعة ، ماسحة ضوئية ، آلة تصوير ، وما إلى ذلك).
4. معالجة كميات كبيرة من المعلومات.
5. أن يكون حاصلاً على تعليم ثانوي متخصص أو عالي (يفضل الأخير).
6. يجب أن يكون لديك خطاب واضح ومختص - ليس شفهيًا فحسب ، بل مكتوبًا أيضًا.
7. تكون قادرة على إعداد مختلف الوثائق والتقارير بشكل صحيح.

الجودة الشخصية

يتمثل النشاط الرئيسي لأخصائي المحفوظات في العمل بكميات كبيرة جدًا من المعلومات. بعد كل شيء ، يجب قراءة كل ورقة بعناية ، ثم تسجيلها وتحديد مدة صلاحيتها.

ليس كل شخص قادرًا على القيام بمثل هذا العمل الشاق والرتيب. لذلك ، لا يحدد صاحب العمل متطلبات التأهيل لمقدم الطلب لهذا المنصب فحسب ، بل يقيم أيضًا صفاته الشخصية.

أمين المحفوظات الجيد لديه:

• مهارات تحليلية؛
• دقة.
• الميل إلى ضبط النفس.
• تركيز كامل للذهن؛
• حب النظام والتنظيم ؛
• الانضباط والتنظيم.
• الالتزام بالمواعيد.
• المثابرة والصبر.
• تركيز.

الأجر

نلاحظ على الفور أن راتب موظف المحفوظات منخفض. يتأثر حجمها بالدرجة الحالية من المؤهلات والخبرة العملية للموظف ، وكذلك المنطقة.

وفقًا للمعلومات التي قدمتها مواقع التوظيف الشهيرة ، فإن الحد الأدنى للأجور لأخصائي المحفوظات في روسيا هو 14700 روبل ، والحد الأقصى 88400 روبل. الرقم المتوسط ​​- 31000 روبل.

إحصائيات الدخل الشهري للأرشيف حسب المناطق والمدن:

• موسكو - من 30000 إلى 33000 روبل ؛
• سانت بطرسبرغ - 25000 روبل ؛
• كراسنويارسك - 24000 روبل ؛
• بيرم - 20000 روبل ؛
• تيومين وإيركوتسك - 18000 روبل ؛
• نيجني نوفغورود - 17000 روبل ؛
• كراسنودار - 16000 روبل ؛
• أوفا - 15000 روبل.

بناء الوظيفي

يصبح التقدم الوظيفي لأخصائي المحفوظات ممكنًا فقط إذا كان يتقن المهن ذات الصلة (على سبيل المثال ، الدراسات الثقافية ، والمؤرخ). وبالتوازي مع ذلك ، سيحتاج إلى العمل باستمرار على تحسين مستوى تأهيله.

قد يكون للنمو المهني لأخصائي المحفوظات اتجاه إداري. بتجديد أمتعة معرفته ، وتحسين المهارات والقدرات ، يستطيع هذا الاختصاصي في نهاية المطاف تولي منصب رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة في منظمة أو مؤسسة.

إيجابيات وسلبيات

من بين المزايا الرئيسية لمهنة المحفوظات:

• العمل في بيئة هادئة
• عدم التسرع
• الحد الأدنى من الإجهاد
• فرصة لتطوير وتحسين المهنية و الجودة الشخصية، ورفع مستوى التأهيل.

يعتبر أمناء المحفوظات أنفسهم من بين العيوب:

• انخفاض الأجور؛
• موانع طبية (أمراض العيون ، الجهاز العصبي، حساسية) ؛
• العمل بمفرده
• نقص الوظائف الشاغرة.

افاق المهنة

أجرت وكالة المبادرات الإستراتيجية تحليلاً لسوق العمل الحالي وحددت عددًا من المهن التي يجب أن تختفي خلال السنوات العشر القادمة. تشمل هذه القائمة أمين المحفوظات. لماذا صنف على أنه "صاحب معاش"؟

سيستغرق الأمر وقتًا طويلاً - وسيتم رقمنة جميع المكتبات ودور المحفوظات. يمكن الوصول إلى أي معلومات على مدار الساعة من أي ركن من أركان الكرة الأرضية. ستكون هذه ثورة حقيقية في المكتبات والأرشفة.

أمين المكتبة وأخصائي المحفوظات في فهم المهنة اليوم لن يكون موجودًا. ومع ذلك ، لا تتسرع في الانزعاج. سيتم نشر جميع الأنشطة المتعلقة بإدارة الوثائق الأرشيفية على الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، سيتعين على شخص ما تخزين أصول المستندات الرقمية.