سجل لتتبع حركة بوليصة الشحن. ما هو الإجراء لملء سجل بوليصة الشحن؟ نموذج نموذج سجل بوليصة الشحن 8

في عام 2017 أين يمكنني تحميل النموذج الحالي لسجل السفر الخاص ببيانات الشحن حسب النموذج رقم 8؟ هل تغير شكل هذه المجلة؟ فيما يلي نموذج وعينة حالية لملء المجلة لعام 2017.

هل من الضروري الاحتفاظ بمجلة؟

يجب أن تكون شركات النقل بالسيارات، وكذلك المنظمات الأخرى وأصحاب المشاريع الفردية الذين يقومون بتشغيل المركبات، والنفقات، على سبيل المثال، على البنزين، مدعومة بالمستندات الداعمة. المستندات المحاسبية الأساسية الرئيسية التي تحدد مؤشرات أداء المركبات هي بوليصة الشحن. تُستخدم سندات الشحن أيضًا للتراكم أجورالسائقين وتسديد المدفوعات لنقل البضائع. سم. " ".

يرجى ملاحظة أنه إذا كنت تقدم خدمات بموجب عقود نقل منفصلة، ​​فيجب عليك، بناءً على طلب وزارة النقل، الاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن. على سبيل المثال حسب النموذج الموحد رقم 8 وهذا ما نصت عليه الفقرة رقم 18<Обязательных реквизитов>، موافقة أمر وزارة النقل في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

إذا لم تكن مشاركًا في النقل المدفوع، على سبيل المثال، يمكنك استلام البضائع من البائع باستخدام وسيلة النقل الخاصة بك، فلن يُطلب منك الاحتفاظ بسجل. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن المجلة ملائمة للرقابة الداخلية على حركة الأوراق. يمكنك دائمًا تحديد الجهة التي تم إصدار بوليصة الشحن لها وما إذا كان قد تم تقديمها إلى قسم المحاسبة في الوقت المحدد. وهذا أمر مهم لحساب وحساب تكاليف الوقود ومواد التشحيم في الوقت المناسب، لا سيما في عام 2017.

تم تصميم المجلة لمراقبة حركة بوليصة الشحن. باستخدامه، يمكنك تتبع أي من السائقين تم إصدار بوليصة الشحن ومتى، وما إذا كانوا قد أرسلوها إلى قسم المحاسبة في الوقت المحدد.

تنسيق المجلة: الخاصة أو الدولة

للتحكم في حركة بوليصة الشحن الصادرة، يمكن للمنظمة الاحتفاظ بسجل لحركة بوليصة الشحن في النموذج 8، المعتمد بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ومع ذلك، نود أن أؤكد أنه اعتبارًا من 1 يناير 2013، فيما يتعلق بدخول القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ حيز التنفيذ، لم يعد النموذج الموحد إلزاميًا.

يحق لمنظمة أو رجل أعمال فردي تطوير نموذج المجلة الخاص بها أو استكمال النموذج الموحد بالمعلومات اللازمة، بشرط الحفاظ على جميع نقاط النموذج الموحد بالضرورة.

كقاعدة عامة، يتم إصدار المجلة لمدة لا تزيد عن سنة واحدة، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن تخفيض هذه الفترة إلى شهر واحد. تعتبر مجلة بوليصة الشحن مستندًا أساسيًا ومدة تخزينها لا تقل عن 5 سنوات.

سجل المثال

دعنا ننتقل إلى الوثائق والأمثلة. للبدء، يمكنك نقل بوليصة الشحن رقم 8.

خوارزمية ملء المجلة بسيطة وتتلخص في ما يلي: يتم إدخال المعلومات المتعلقة بجميع بوليصة الشحن الصادرة عن المنظمة في المجلة لتسجيل إصدار بوليصة الشحن. لا توجد استثناءات في هذه الحالة. تحتوي المجلة على ترقيم مستمر ويتم الاحتفاظ بها حسب الترتيب الزمني. بعد ملء المجلة بالكامل، يتم خياطتها وختمها وتوقيعها من قبل المدير.

الحفاظ في شكل إلكتروني

لا يوجد أي حظر في التشريع بشأن الاحتفاظ بسجل لحركة بوليصة الشحن في شكل إلكتروني. يمكنك الاحتفاظ بمجلة إلكترونية بأي شكل مناسب: في Excel، أو 1C، أو برنامج سحابي، وما إلى ذلك. ومن المرغوب فيه أن تتم طباعة هذه المجلة، إذا لزم الأمر.

• في تاريخ إصدار بوليصة الشحن للسائق؛
• في تاريخ قبول بوليصة الشحن من السائق؛
• في تاريخ تقديم بوليصة الشحن إلى قسم المحاسبة.

يُطلب من المنظمات وأصحاب المشاريع الفردية الذين يستخدمون مركبات من فئات مختلفة في عملهم إصدار بوليصة الشحن للسائقين. بوليصة الشحن هي وثيقة تمنح السائق الحق في استخدام السيارة. يعرض معلومات حول المسار واستهلاك الوقود وأداء السائق.

ملحوظة! اعتبارًا من 01/03/2019، يتم إصدار بوليصة الشحن بشكل صارم للمناوبة أو الرحلة، أيهما أطول. من المستحيل إعداد بوليصة شحن لمدة شهر.

لمعرفة ما إذا كانت هناك ميزات محددة لبوليصة الشحن الصادرة عن رجل أعمال فردي، اقرأ المقال "ما هي ميزات بوليصة الشحن (نموذج) لأصحاب المشاريع الفردية؟" .

معلومات عامة حول سجل السفر لبوليصة الشحن

للتحكم في حركة سندات الشحن الصادرة، يجب الاحتفاظ بسجل حركة سندات الشحن في النموذج 8، المعتمد بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ومع ذلك، اعتبارًا من 01/01/ 2013 فيما يتعلق بدخول قانون "المحاسبة" الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ حيز التنفيذ، لم تعد النماذج الموحدة إلزامية.

لذلك، يمكن لمنظمة أو رجل أعمال فردي تطوير نموذج بوليصة الشحن الخاص به أو استكمال النموذج الموحد بالمعلومات اللازمة. يتم تحديد القرار بشأن الشكل المعتمد لدفتر السفر بأمر. ويمكن أيضًا تحديد تطبيقه في السياسة المحاسبية.

اقرأ عن كيفية إصدار هذا الأمر.

كقاعدة عامة، يتم إصدار المجلة لمدة لا تزيد عن سنة واحدة، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن تخفيض هذه الفترة إلى شهر واحد. يجب الاحتفاظ بسجل السفر لمدة 5 سنوات على الأقل.

إجراءات ملء سجل المرور وتسجيل وإصدار بوليصة الشحن

يتكون سجل الحركة والتسجيل وإصدار بوليصة الشحن من جزأين:

1. صفحة عنوان يُكتب عليها اسم المنظمة أو رجل الأعمال الفردي، ورمز OKPO، بالإضافة إلى الفترة التي يتم فيها ملء المجلة.
2. الجزء الجدولي الذي يشير إلى:

• رقم بوليصة الشحن وتاريخ الإصدار؛
• تفاصيل السائق ورقم الموظف؛
• رقم مرآب السيارة
• توقيعات الأشخاص المسؤولين عن صيانة المجلة:
• السائق - حول تلقي بوليصة الشحن؛
• المرسل (الموظف الذي يؤدي وظائفه) - حول استلام المستندات من السائق؛
• محاسب - حول فحص وقبول بوليصة الشحن للمحاسبة.

يتم أيضًا تدوين ملاحظة إذا لزم الأمر.

يتم إدخال المعلومات المتعلقة بجميع سندات الشحن الصادرة في سجل إصدار سندات الشحن. لا توجد استثناءات في هذه الحالة. تحتوي المجلة على ترقيم مستمر ويتم الاحتفاظ بها حسب الترتيب الزمني. بعد ملء المجلة بالكامل، يتم خياطتها وختمها وتوقيعها من قبل المدير.

يعهد بمسك الجريدة إلى موظف يعين بأمر من المدير، أو إلى موظف عقد التوظيفالذي ينص على مسؤوليات الحفاظ على سجل السفر.

يمكن نقل مسؤوليات ملء بوليصة الشحن وسجلها إلى كيان قانوني آخر أو رجل أعمال فردي على أساس اتفاقية الخدمة. في هذه الحالة، يتم تعيين مسؤوليات ملء بوليصة الشحن وسجلها لموظفي الطرف المقابل المعني.

قم بتنزيل نموذج سجل بوليصة الشحن (النموذج 8)

تواجه العديد من المنظمات صعوبات معينة عند ملء سجل السفر. وللتسهيل على القراء، قمنا بإعداد نموذج لملء سجل السفر، والذي يمكنك تنزيله بالضغط على الرابط.

نتائج

يجب ملء سجل بوليصة الشحن للمؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية الذين يستخدمون المركبات في عملهم. هذه إحدى المستندات التي تؤكد أخذ تكاليف الوقود بعين الاعتبار عند تحديد الوعاء الضريبي للضريبة المدفوعة على الدخل. بالإضافة إلى ذلك، تعمل المجلة كمصدر معلومات لحساب أجور سائقي المنظمة، لأنها تعكس معلومات تفصيلية عن عملهم.

يُطلب من جميع المؤسسات التي لديها شاحنات أو سيارات في دفاترها الاحتفاظ بمجلة لإصدار سندات الشحن. بطبيعة الحال، أولئك الذين يقومون برحلات مربحة للشركة.

الملفات

تكمن أهمية الاحتفاظ بالوثيقة في حقيقة أنها تسجل بوليصة الشحن، والتي بدورها تؤكد التكاليف التي تتكبدها المنظمة. بدون مجلة، يعد الحفاظ على النظام في التعامل مع سندات الشحن وإثبات وجودها بشكل عام (بالنسبة لكميات كبيرة من العمل) مشكلة كبيرة.

طريقة الإدارة

يمكن تنظيم ملء مجلة إصدار بوليصة الشحن بشكل حصري في شكل ورقي. لا توجد إمكانية لإدخال المعلومات الضرورية إلكترونيًا (فقط إذا كان لكل من السائقين والمرسلين والمحاسبين في المنظمة توقيع إلكتروني خاص بهم).

منذ بداية الصيانة، تتم طباعة المستند، وإذا لزم الأمر، يتم تزويده بأوراق إضافية. وفي نهاية فترة الصيانة يتم خياطتها وتصديقها بتوقيع رئيس المؤسسة وتخزينها لمدة 5 سنوات أخرى.

ومن الناحية المثالية، ينبغي أن يكون قيد الاستخدام المستمر من قبل الموظف المسؤول عن إصدار واستلام بوليصة الشحن من السائقين.

مكونات المجلة

يتكون نموذج الوثيقة من ورقتين. عند اكتمالها، تكون المجلة عبارة عن كتاب بغلاف وعدة أوراق مطبوعة ومرتبة على شكل جدول. يوجد على الغلاف، في المنتصف، اسم المجلة الذي يشير إلى سنة (شهر) التعبئة (عادةً ما تكون فترة صلاحيتها سنة واحدة، ولكن هناك أيضًا خيارات قصيرة المدى، لمدة شهر واحد).

في الجزء العلوي من الغلاف، يكتب الشخص الذي يملأ الاسم الكامل للمنظمة، ورمز المستند وفقًا لـ OKUD (بالنسبة للنموذج القياسي بين الصناعات رقم 8، فهو 0345008، ويتم إدخاله على الفور في النموذج)، والرمز وفقًا إلى أوكبو.

يحتوي الجدول الموجود في الورقة الثانية من المجلة على أعمدة. يفترض كل عمود من هذه الأعمدة المعلومات التالية:

• رقم بوليصة الشحن. يستخدم المستند الترقيم المستمر. تتم جميع الإدخالات بالترتيب الزمني.
• تاريخ إصدار بوليصة الشحن (التاريخ).
• معلومات عن السائق: الاسم الكامل بالكلمات، إن وجد - رقم الموظف.
• أرقام رقم الجراج (وليس لوحة الترخيص) للسيارة.
• توقيع السائق كضمان لاستلام بوليصة الشحن.
• "توقيع" المرسل الذي قبل بوليصة الشحن مع الملاحظات، بالإضافة إلى مستندات أخرى حول الرحلة (هذه البيانات موضحة في الملاحظة).
• توقيع المحاسب . يتم وضعها بعد استلام بوليصة الشحن من قبل قسم المحاسبة.
• ملحوظة. هذا العمود مخصص للبيانات ذات الأهمية الأساسية لإصدار بوليصة الشحن أو قبولها. يشير إلى العلامات (أو عدم وجودها) على المستندات والتصحيحات الخصائص الفيزيائيةتلقى ورقة، الخ.

يمكن أن تستمر الورقة الثانية من المجلة للمدة المرغوبة. الشيء الرئيسي هو أن سندات الشحن المضمنة فيها لها تاريخ إصدار مناسب. لا يحق للموظف إدخال معلومات غير ذات صلة أو خاطئة عن عمد في المجلة.

أما بالنسبة لفترة التخزين، وفقا للمعايير الحالية، يتم تخزين مجلة إصدار بوليصة الشحن لمدة 5 سنوات على الأقل.

نقطة مهمة! يجب أن تحتوي مجلة إصدار بوليصة الشحن على معلومات حول جميع المستندات الصادرة. إذا لم يتم تسجيل بوليصة الشحن، فلا يحق لقسم المحاسبة قبولها.

من يملأها

يتم في البداية تعيين رئيس المنظمة تلقائيًا لمسؤولية الحفاظ على المجلة. لكن في الغالبية العظمى من الحالات، يعهد بهذه المسؤولية إلى مرؤوسيه. ويمكن أن يتم ذلك بطريقتين:

• من خلال عقد عمل (يشير إلى المسؤوليات المباشرة لموظف معين).
• بأمر منفصل. سيتم تسمية الوثيقة باسم "أمر تعيين شخص مسؤول عن الاحتفاظ بمجلة لإصدار بوليصة الشحن". يتم تجميعها في شكل حر. الشيء الرئيسي هو أنه يحتوي على توقيع المدير وتفاصيل المنظمة ومعلومات عن الموظف المعين وتوقيعه كدليل على الموافقة على المحتوى.

لا يحتاج الموظف المعين إلى الخضوع لأي تدريب خاص للاحتفاظ بالسجل.

الإطار التشريعي

النموذج المرفق وملء العينة هو نموذج موحد مشترك بين القطاعات رقم 8 والذي تم اعتماده بالقرار رقم 78 للجنة الدولة للإحصاء في 28 نوفمبر 1997. هي لفترة طويلةكان قيد الاستخدام، وحتى الآن لم يفقد أهميته.

ومع ذلك، منذ عام 2013، أصبح استخدام مثل هذا النموذج إجراءً اختياريًا. يحق لكل منظمة أن تختار بشكل مستقل النموذج الذي ستستخدمه للاحتفال بإصدار بوليصة الشحن.

يمكن للمؤسسة أيضًا إجراء تغييرات على نماذج المستندات الموجودة لملاءمتها الخاصة. الشيء الرئيسي هو أن هذه الإجراءات يتم تأكيدها بأمر منفصل من المدير بالتوقيع والختم، كما يتم الإشارة إليها أيضًا في السياسات المحاسبية للشركة.

إذا كنت تستخدم نموذجًا قياسيًا، فلن تكون هناك حاجة لمثل هذه التدابير. بالإضافة إلى ذلك، فإن نموذج المجلة القياسي يلبي جميع المتطلبات التي تنطبق عليه. من خلال إجراء تغييرات على الأعمدة، يتعرض الحشو لخطر مواجهة حالة انتهاك لقوانين العمل أو الضرائب. لهذه الأسباب وغيرها، يبقى النموذج رقم 8 قيد الاستخدام.

الإضافات الممكنة

وبما أن المجلة قد استخدمت لفترة طويلة، فقد أضاف عدد من الشركات أعمدتها الخاصة. لقد أظهرت الممارسة أنه من المناسب أن تدرج في هذه المجلة:

• المسار الذي ستسلكه السيارة. يشير البعض ببساطة إلى نقطة الوصول.
• ما نوع البضائع التي تنقلها السيارة؟
• عدد الأميال.
• استهلاك الوقود الذي حدث نتيجة الرحلة وما إلى ذلك.

وبطبيعة الحال، يتم ملء جميع هذه البيانات فقط بعد إعادة بوليصة الشحن أو حتى بعد استلامها من قبل محاسب المنظمة. مهما كانت التغييرات التي يتم إجراؤها على النموذج الحالي، يجب أن تكون مدعومة بأمر منفصل من المدير.

تعد مجلة إصدار بوليصة الشحن إحدى المستندات الأساسية التي تؤكد نفقات مؤسسة أو رجل أعمال فردي على الوقود. إذا اختار كيان قانوني نظامًا ضريبيًا يأخذ في الاعتبار النفقات، فإن هذه الوثيقة مهمة بشكل خاص عند حساب الضرائب المستحقة على المنظمة.

رواد الأعمال الأفراد و الكيانات القانونية، التي تنطوي أنشطتها، بطريقة أو بأخرى، على الحاجة إلى استخدام السيارات، كقاعدة عامة، تسجيل بوليصة الشحن الصادرة للسائقين في مجلة خاصة.

وبناء على هذه المجلة، يتم تسجيل النفقات المتكبدة على الوقود، مما يسمح بتخفيض المؤشرات الخاضعة للضريبة للمؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام سجل بوليصة الشحن عند حساب أجور السائقين المشاركين في عمل المنظمة.

يتعين على أي منظمات ورجال أعمال فرديين يرتبط مجال نشاطهم بتوفير خدمات النقل والنقل الاحتفاظ بمجلة بوليصة الشحن. تعتمد التعليمات على قواعد القانون الاتحادي رقم 259-FZ بتاريخ 18 نوفمبر 2007 وأمر وزارة النقل بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

أما بالنسبة للمؤسسات التي لا ترتبط بشكل مباشر بتوفير خدمات النقل والمواصلات، ولكنها تستخدم المركبات في سياق أنشطتها، فإن وجود سجل بوليصة الشحن ليس إلزاميًا بالنسبة لها، ولكن يمكن استخدامه لتنظيم وتبسيط عملية تسجيل البيانات المستخدمة في عملهم.

تمت الموافقة على مجلة محاسبة بوليصة الشحن، النموذج 8، بموجب قرار Goskomstat رقم 78 في عام 1997، ولكن في 1 يناير 2013، دخل القانون الاتحادي رقم 402-FZ حيز التنفيذ، مما أدى إلى إلغاء النموذج الموحد الحالي 8. ومن هذا التاريخ، أصبحت شركات النقل الذين احتفظوا سابقًا بأوراق دفتر يومية لمحاسبة بوليصة الشحن وفقًا للنموذج 8، تم منحهم الفرصة لتطوير الإصدار الأمثل الخاص بهم من ورقة المحاسبة، بشرط أن يتم تكرار الأقسام الرئيسية للنموذج 8 الموحد.

هل يمكن التصرف إلكترونيا؟

لا توجد قيود فيما يتعلق بالاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن في شكل إلكتروني في أي إجراء قانوني للتشريع الحالي، لذلك يُسمح بإنشاء ورقة محاسبة في شكل إلكتروني.

ملحوظة! يمكنك استخدام أي خيار إدارة أكثر ملاءمة، سواء كان ذلك Excel العادي أو 1C.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها أسطول كبير من المركبات وعدد كبير من السائقين، يعد الاحتفاظ بنسخة إلكترونية أكثر تفضيلاً من التسجيل اليدوي، نظرًا لكثافة العمالة الكبيرة في العملية. في هذه الحالة، من المستحسن أن يكون من الممكن طباعة المجلة عليها الوسائط الورقيةاذا كان ضروري.

كيفية المجلة

يتم إعداد سجل بوليصة الشحن، النموذج 8، في شكل جدول، يمثل بيانًا مقسمًا إلى أعمدة. هناك تسعة أعمدة من هذا القبيل. وهي تشمل البيانات التالية:

• الأرقام التسلسلية للأوراق الصادرة؛
• مواعيد الإصدار؛
• الاسم الكامل للسائقين؛
• أعداد الموظفين الموظفين؛
• أرقام المرآب للمركبات.
• توقيعات السائق والمرسل والمحاسب؛
• ملاحظات إذا لزم الأمر.

ملحوظة! إذا كانت إحدى المؤسسات تحتفظ بسجلات باستخدام نموذج كشف الحساب الذي تم تطويره، فقد تحتوي مجلة المحاسبة على أعمدة إضافية تستخدمها المؤسسة على وجه التحديد.

إذا تم إدخال بيانات خاطئة في دفتر المحاسبة، فيمكن إجراء التصحيحات وفقًا لأحكام القانون الاتحادي رقم 9 رقم 402-FZ. في حالة حدوث خطأ، يتم تصحيح الإدخال على النحو التالي:

1. يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد؛
2. يتم وضع علامة "مصححة" بجانبه و معلومات صحيحة;
3. يشار إلى تاريخ إجراء التصحيحات؛
4. يجب أن تكون التصحيحات التي تم إجراؤها موقعة من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على السجل المحاسبي؛

مهم! عند شطب إدخال خاطئ، من الضروري رسم خط بحيث يظل الإدخال غير الصحيح نفسه قابلاً للقراءة بعد شطبه.

مدة الصلاحية

يتم إصدار بوليصة الشحن للموظفين الذين يعملون على المركبات مرة واحدة في يوم العمل أو المناوبة. يتم إنشاء دفتر يومية التسجيل نفسه لفترة سنوية، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن تقليل فترة الصيانة إلى شهر واحد، على سبيل المثال، إذا كنا نتحدث عن رحلات طويلة واحدة مثل رحلات العمل.

نظرًا لأن السجل المحاسبي هو التوثيق الأساسي، فإن فترة تخزينه اللاحقة هي 5 سنوات، وبعد ذلك يمكن التخلص من المجلة. وتجدر الإشارة إلى أن فترة التخزين البالغة خمس سنوات لا تنطبق على الورق فحسب، بل تنطبق أيضًا على الوسائط الإلكترونية.

هل من الضروري وميض

يحتوي نموذج سجل السفر 8 على ترقيم صفحات تسلسلي. عند تقديمه، من الضروري الحفاظ على الترتيب الزمني. يجب أن تكون صفحة العنوان موقعة مع الإشارة إلى تاريخ البدء. هناك، على صفحة العنوان، تتم كتابة التفاصيل الرئيسية للمنظمة نفسها واسمها الكامل.

بعد الانتهاء من المحاسبة، يتم خياطة المجلة. يتم اعتماد الكتاب المُجلد بتوقيعات إدارة المؤسسة وكبير محاسبي الشركة وختم المنظمة، وبعد ذلك يتم نقله للتخزين إلى أرشيف المؤسسة.

من يملأها والعينة

يمكن إسناد مسؤولية الاحتفاظ بسجلات بوليصة الشحن في مجلة متخصصة إلى موظف تم تعيينه بأمر من الإدارة، أو إلى موظف تشمل مسؤولياته الوظيفية، المبينة في عقد العمل، وظائف الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية في المنظمة.

في أغلب الأحيان، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل محاسب أو ضابط شؤون الموظفين أو كاتب سكرتير.في حالة عدم وجود شخص يحتفظ بمثل هذا البيان داخل المؤسسة، يمكن إبرام اتفاقية مع منظمات خارجية تخدم المركبات، بشرط أن تنص هذه الاتفاقية على بند بشأن الحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات.

تستخدم معظم المنظمات المركبات. لكن تشغيل النقل يرتبط بتكاليف كبيرة، ومن المهم السيطرة عليها. الوثيقة الرئيسية التي تؤكد نفقات وحركة السيارة هي بوليصة الشحن. هذه وثيقة أساسية تعكس معلومات تفصيلية حول المسار والبضائع والركاب والسائق والمركبة. يجب أن يتم الاحتفاظ بها في مجلة خاصة.

يجب أن تحتفظ جميع المنظمات التي تمتلك مركبات بسجل بوليصة الشحن (JU) (البند 17 من أمر وزارة النقل بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152).

ألغى قانون المحاسبة رقم 402 الصادر في 6 ديسمبر 2011 الاستخدام الإلزامي لنموذج المستند الموحد - رمز OKUD 0345008. تمت الموافقة على النموذج رقم 8 بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78 .

ومع ذلك، يحق للمؤسسة الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية باستخدام هذا النموذج الاختياري رقم 8، أو تحتاج إلى اعتماد نسختها الخاصة في السياسة المحاسبية، والتي تأخذ في الاعتبار خصوصيات أنشطة المؤسسة.

في الأمر رقم 52ن بشأن الموافقة على نماذج المستندات الأولية والسجلات المحاسبية المستخدمة من قبل مؤسسات القطاع العام، لم يتم تحديد شكل الوثيقة.

استيفاء متطلبات القانون رقم 402-FZ بشأن نماذج المحاسبة للمعاملات التجارية وشروط أمر وزارة النقل رقم 152، تحديد نموذج وإجراءات ملء السياسة المحاسبية.

مجلة إصدار بوليصة الشحن، عينة

نحن نقدم خيارًا يمكن تطويره والموافقة عليه من قبل المنظمة.

سجل السفر نموذج 8 تحميل

الإجراء المحاسبي

يمكن تطوير نموذج وثيقة السفر، مثل ZHU، والموافقة عليه بشكل مستقل أو استخدامه على النحو المعتمد بموجب القرار رقم 78. وستكون الوثيقة غير صالحة إذا كان واحد على الأقل من التفاصيل المطلوبة مفقودًا. تم تعريفها بواسطة 402-FZ والأمر رقم 152:

1. اسم الوثيقة.
2. رقم الوثيقة بالترتيب الزمني.
3. صلاحية.
4. معلومات عن المنظمة - المالك عربة، بما في ذلك OGRN.
5. نوع السيارة و موديلها.
6. ولاية علامة التسجيلآلي.
7. قراءات عداد المسافات قبل المغادرة وعند العودة إلى المرآب (موقف السيارات).
8. تاريخ ووقت المغادرة والعودة إلى المرآب (موقف السيارات).
9. التوقيع والاسم الكامل الموظف المسؤول الذي أشار إلى قراءات عداد المسافات والتاريخ والوقت.
10. الاسم الكامل. سائق.
11. تاريخ ووقت الفحوصات الطبية (الفحوصات) قبل الرحلة وبعدها للسائق.
12. الختم والتوقيع والاسم الكامل. العامل الصحي الذي أجرى الفحص الطبي.
13. مذكرة حول فحص الحالة الفنية للسيارة قبل المغادرة مع الإشارة إلى التاريخ والوقت (الدقائق والساعات).
14. التوقيع والاسم الكامل الشخص المسؤول عن فحص الحالة الفنية للمركبة (ميكانيكي، مفتش، رئيس عمال).

ويتم ذلك وفقًا لخوارزمية بسيطة: تتم الإشارة إلى جميع القسائم الصادرة في السجل، دون استثناء. لأغراض المحاسبة، يتم استخدام الترقيم المستمر وفقًا للترتيب الزمني.

يتم تجميع السياسة المحاسبية لمدة شهر، وفي كل مرة في صفحة جديدة، ما لم يتم تحديد فترات أخرى في السياسات المحاسبية للمنظمة.

لمزيد من المعلومات حول كيفية تنظيم رحلة بشكل صحيح، اقرأ المقال "قواعد تسجيل وصيانة بوليصات الشحن لعام 2019".

مثال على قسيمة مكتملة

سجل السفر، وملء العينة

دعونا نلقي نظرة على كيفية ملء ZhU مؤسسة الميزانية، على سبيل المثال. يعمل GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLUR". سيارةماركة رينو لوجان. في يناير 2019، تم إصدار 3 تصاريح للسائق.

الخطوة 1. املأ صفحة العنوان، ورمز OKPO واسم المنظمة، وحدد الفترة التي نقوم بملء ZhU لها.

الخطوة 2. املأ الجزء الجدولي. نكتب رقم القسيمة وتاريخ الإصدار. نشير إلى اسمك الكامل. (بالكامل) السائق ورقم موظفيه. نضع رقم المرآب للسيارة. في المذكرة نشير إلى الوجهة وغيرها من المعلومات.

الخطوة 3. نطلب من السائق والمرسل والمحاسب التوقيع على استمارة التسجيل. نعكس بقية القسائم بنفس الطريقة.

بعد ملء المجلة لمدة شهر (أو فترة أخرى محددة في المؤسسة)، يجب ترقيمها وخياطتها وختمها وبيان عدد الأوراق الموجودة على ظهر المجلة وتاريخ البرنامج الثابت واعتمادها من قبل المدير.

سجل السفر، قم بتنزيل النموذج المكتمل

فترات التخزين والمسؤولية

لا يحدد التشريع الحالي حدود تخزين دقيقة لهذه الحالة. احتفظ بالوثيقة المرقمة والمحفوظة في المؤسسة لمدة 5 سنوات على الأقل، حيث تحتوي على معلومات حول الوثيقة الأساسية (بوليصة الشحن). تحديد بأمر منفصل الشخص المسؤول عن صيانة وتخزين الممتلكات. تحت التوقيع، تعرفه على إجراءات الحفاظ على الوثيقة.

إذا لم تحتفظ المنظمة بسجل لإصدار بوليصة الشحن، ولم تتم الموافقة على العينة، فيمكن للسلطات الضريبية فرض غرامة عليك بموجب البند 1 من الفن. 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. وهذا هو، بناء على طلب مفتشية الضرائب، يجب على المؤسسة وقت محددتقديم الوثائق المطلوبة. إذا لم يتم ذلك، ستصدر دائرة الضرائب الفيدرالية غرامة قدرها 200 روبل لكل وثيقة.